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Par définition, le documentaliste met en relation des demandeurs et des ressources d'information stockées ou à recueillir. Les caractéristiques des services de documentation et les emplois qui s'y trouvent sont fort divers.
Cependant trois étapes de traitement des dossiers sont communes à ces services :
Recherche de l'information
Grâce à différents supports
ou manifestations (presse, bases de données, Internet, salons, enquêtes...)
le documentaliste recherche et sélectionne l'information utile au
service ou à l'entreprise qui l'emploie. Il définit éventuellement
la politique d'acquisition d'ouvrages ou de périodiques nécessaires.
Traitement de l'information
La documentation recueillie est analysée,
vérifiée et stockée. Son indexation, en vue d'alimenter
une base de données, relève des tâches du documentaliste.
Une synthèse ou des notes bibliographiques peuvent compléter
le dossier.
Communication de l'information
Le documentaliste aide les consultants dans
la recherche des documents et les initie à la manipulation des différents
fichiers. Il effectue, sur demande, des recherches sur des sujets précis,
des dossiers thématiques... Il diffuse notes de synthèse
ou revues de presse, et gère les informations produites par l'entreprise.
Enfin, il accueille les consultants.
Le documentaliste peut exercer son métier au travers de quatre missions différentes, une même personne pouvant assumer plusieurs missions :
gestion d'un centre de documentation ;
veille économique ou technologique
(rechercher toute information ou innovation publiée) ;
gestion de base de données ;
gestion de documentation technique.